Hồ sơ xin việc gồm những giấy tờ gì? Cập nhật mới nhất 2024

Để có thể nhận được một công việc với mức lương và môi trường làm việc tốt bước đầu người lao động cần một hồ sơ xin việc ấn tượng với nhà tuyển dụng. Vậy, cách để tạo một bộ hồ sơ xin việc như thế nào? và hồ sơ xin việc gồm những gì? Tất cả sẽ được chia sẻ trong bài viết dưới đây.

1. Hồ sơ xin việc là gì?

Hồ sơ xin việc hay hồ sơ ứng tuyển (còn được gọi bằng các tên phương Tây như résumé, Curriculum Vitae viết tắt là CV) là một tập văn bản, tài liệu tóm tắt về bản thân, quá trình được giáo dục, đào tạo và liệt kê các kinh nghiệm làm việc dùng để xin việc làm. Trong đó, phần sơ yếu lý lịch thường được nhà tuyển dụng quan tâm đầu tiên khi nhận hồ sơ của người xin việc vì nó đóng vai trò cung cấp thông tin quan trọng cho người sử dụng lao động.

2. Hồ sơ xin việc gồm những giấy tờ gì?

Hồ sơ xin việc là một bộ tài liệu quan trọng để ứng viên giới thiệu bản thân và khả năng của mình với nhà tuyển dụng thường bao gồm các loại giấy tờ sau:

01 bản sơ yếu lý lịch tự thuật (có dấu kèm chữ ký xác nhận của địa phương)
01 mẫu đơn xin việc (viết tay hoặc đánh máy)
01 Bản CV xin việc, ứng viên có thể nộp 1 bản CV định dạng PDF qua mail cho nhà tuyển dụng.
Bản sao có chứng thực các giấy tờ cá nhân CMND/ thẻ CCCD, giấy khai sinh;
Bản sao có công chứng các loại bằng cấp, chứng chỉ liên quan đến vị trí công ứng tuyển
01 Giấy khám sức khoẻ (còn thời hạn trong vòng 6 tháng)
04 ảnh chân dung

1) Sơ yếu lý lịch tự thuật là bản khai thông tin cá nhân bao gồm họ tên, ngày sinh, nơi sinh, quê quán, hộ khẩu, dân tộc, tôn giáo, trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng, thành tích và các thông tin khác liên quan đến quá trình học tập và làm việc của ứng viên giúp nhà tuyển dụng có thể nắm bắt được các thông tin cơ bản về ứng viên.

Sơ yếu lý lịch cần được công chứng và có dấu xác nhận của UBND địa phương nơi bạn sinh sống.

2) Đơn xin việc là một bức thư gửi đến nhà tuyển dụng để bày tỏ sự quan tâm và mong muốn làm việc tại công ty. Đơn xin việc cần viết rõ ràng, súc tích, không quá dài và có chữ ký của bạn. Bạn có thể viết tay hoặc đánh máy, tùy theo yêu cầu của nhà tuyển dụng.

Trong một số công việc yêu cầu cao tính cẩn thận thì nét chữ đẹp có thể là một điểm cộng của ứng viên đối với nhà tuyển dụng.

3) CV xin việc hay hồ sơ năng lực là một bản tóm tắt về bản thân và khả năng của bạn, bao gồm các mục như thông tin cá nhân, mục tiêu nghề nghiệp, trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng, sở thích và tham chiếu. CV xin việc cần trình bày một cách sạch sẽ, khoa học và logic. Bạn có thể dùng các mẫu CV có sẵn hoặc tự thiết kế theo phong cách của mình.

CV nên được trình bày một cách ngắn gọn và tổng quan nhất về các công việc của bạn đã làm, thể hiện được trình độ, kinh nghiệm, năng lực của ứng viên phù hợp với vị trí mà nhà tuyển dụng tìm kiếm.

Bạn nên khéo léo sử dụng các “Từ khóa” mà nhà tuyển dụng có thể đang tìm kiếm có liên quan đến vị trí ứng tuyển, từ ngữ có xu hướng PR bản thân (không khoe khoang) và từ ngữ thể hiện sự tích cực và nhiệt huyết sẽ dễ để lại ấn tượng cho nhà tuyển dụng hơn.

Các công cụ thiết kế CV phổ biến hiện nay như Canva, Photoshop, Powerpoint, Word… hoặc bạn có thể sử dụng các mẫu CV có sẵn trên các website như: Vietnamwork , TopCV, vieclam24h…

CV ứng tuyển nên được trình bày ngắn gọn trong một trang A4, chỉ nêu ra các kinh nghiệm làm việc có liên quan đến công việc ứng tuyển.

4) Bản photo CMND/CCCD, giấy khai sinh công chứng: là các giấy tờ hành chính liên quan đến nhân thân của bạn. Bạn cần photo các giấy tờ này và công chứng ở các cơ quan có thẩm quyền.

Khi ứng viên trúng tuyển các giấy tờ này sẽ được dùng làm căn cứ để lập hồ sơ và hợp đồng lao động với ứng viên.

Đối với giấy tờ cá nhân là sổ hộ khẩu đã có quy định chính thức về việc bỏ sổ hộ khẩu từ ngày 1/1/2023 vậy nên trong hồ sơ xin việc sẽ khồng còn loại giấy tờ này.

5) Các loại bằng cấp, chứng chỉ: là các giấy tờ chứng minh trình độ học vấn và kỹ năng của bạn. Bạn cần photo và công chứng các bằng cấp, chứng chỉ liên quan đến vị trí bạn ứng tuyển.

6) Giấy khám sức khỏe: là một giấy tờ chứng minh bạn có đủ sức khỏe để làm việc. Giấy khám sức khỏe cần được cấp trong vòng 6 tháng gần nhất và có dấu của cơ sở y tế uy tín.

Giấy khám sức khỏe xin việc có 2 loại theo khổ giấy A4 và khổ giấy A3 tùy theo vị trí công việc và yêu cầu từ nhà tuyển dụng.

7) Ảnh chân dung: là một ảnh chụp khuôn mặt của bạn trong khoảng 6 tháng gần nhất. Ảnh cần rõ nét, không che mặt hoặc có hiệu ứng. Bạn cần mặc trang phục gọn gàng, chỉnh tề và có thái độ tự tin.

Ứng viên chuẩn bị tối thiểu 04 ảnh thẻ chân dung kèm trong bộ hồ sơ. Ngoài ảnh thẻ 4×6 dán ngoài bìa hồ và ảnh dán trên bản sơ yếu lý lịch thì ứng viên cần bổ sung 2 hoặc 3 ảnh thẻ khác (kích cỡ 3×4 hoặc 4×6).

Đối với một số vị trí công việc có yêu cầu về ngoại hình của ứng viên thì ảnh thẻ là vô cùng quan trọng, giúp nhà tuyển dụng có thể đánh giá sơ bộ ứng viên phù hợp hay không. Từ ảnh thẻ ứng viên cũng có thể gây ấn tượng cho nhà tuyển dụng.

Đây là những loại giấy tờ phổ biến trong hồ sơ xin việc. Tùy theo ngành nghề và yêu cầu của nhà tuyển dụng, bạn có thể cần bổ sung hoặc lược bớt một số loại giấy tờ khác.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần lưu ý là nhiều đơn vị tuyển dụng không có yêu cầu công chứng một số giấy tờ trong hồ sơ ứng tuyển mà bạn sẽ thực hiện bổ sung bản công chứng hoặc dấu của địa phương sau khi đã nhận được thông báo trúng tuyển. Điều này nhằm đơn giản thủ tục, tiết kiệm công sức và chi phí cho ứng viên.

Vì vậy khi đã xác định nộp hồ sơ cho đơn vị tuyển dụng bạn có thể hỏi nhà tuyển dụng về các giấy tờ làm hồ sơ cần thiết và loại giấy tờ nào là bắt buộc công chứng để tránh lãng phí.

Cách để tạo một bộ hồ sơ xin việc chuyên nghiệp

Cách viết hồ sơ xin việc chuyên nghiệp ứng viên có thể tham khảo thêm tại các website tuyển dụng sẽ có những mẫu CV xin việc, đơn xin việc đa dạng, phù hợp với nhiều loại hình công việc như kinh doanh, marketing, kỹ thuật, quản lý…

Một số lưu ý đối với ứng viên khi làm hồ sơ ứng tuyển như sau:

1) Nếu không bắt buộc viết tay, các giấy tờ trong bộ hồ sơ nên được đánh máy sẽ dễ nhìn và dễ đọc hơn.

2) Trước khi in hoặc gửi hồ sơ trực tuyến bạn cần rà soát lại lại thông tin đảm bảo chính xác và không có lỗi chính tả;

3) Hồ sơ sử dụng ngôn ngữ hành chính chuẩn mực, không sử dụng các từ ngữ địa phương;

4) Để giúp nhà tuyển dụng dễ xem thông tin trong hồ sơ, bạn hãy sắp xếp các giấy tờ theo thứ tự từ trên xuống dưới như sau:

Đơn xin việc/ Đơn ứng tuyển
Hồ sơ năng lực;
Bản photo văn bằng/chứng chỉ/ giấy khen bằng khen liên quan;
Sơ yếu lý lịch;
Bản photo CMND/CCCD;
Giấy khám sức khỏe;
Ảnh chân dung (nếu có)

5) Hồ sơ nộp cho nhà tuyển dụng cần đảm bảo gọn gàng, sạch sẽ và không có tẩy xóa.

Chúng tôi hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn chuẩn bị hồ sơ xin việc một cách hiệu quả, chuyên nghiệp và gây được ấn tượng tốt đối với nhà tuyển dụng.